文秘、行政助理综合技能培训

课程时间：2015年3月20-21日
课程地点：苏州市解放东路555号桐泾商务广场2号楼11楼（卓一培训中心）
课程费用：1980元/人

课程背景

在现代企业面临的竞争日益激烈的今天，企业对行政管理水平要求也越来越高，同时对行政管理人员的专业素质也提出更高的要求，行政管理人员没有受过系统的专业知识和技能的训练，仅凭自我认知是无法站在全局的视野做好行政管理工作的；很多时候想为领导做得更多，却总是被动地顾此失彼完成一些事务性的工作，很难 “想领导所想，急领导所急”，成为领导不可或缺的得力助手；经常听到公司领导下属抱怨行政管理工作不到位，而从事行政管理工作的人士，整天忙得晕头转向，却只有苦劳没有功劳，不知如何让行政管理工作变得更有效率，更好地体现自己的职业价值；想自身的行政管理能力，又苦于没有专项的培训课程；为此，我们特别为存在上述行政管理工作困扰的人士量身定做了本次课程，通过二天的集中训练，行政管理工作的认知水平，掌握行政管理工的各项能力的方法和技巧。

课程目标

1. 明确各级行政管理人员的职业发展方向；

2. 学会编写自己的岗位说明；

3. 明确行政管理工作必须掌握的各种专业知识；

4. 学会奠定非领导的“领导”地位；

5. 运用流程化管理技能行政管理工作水平；

6. 有效利用时间管理的工具，自身工作效率；

7. 规范文档管理为企业运营发挥重要作用；

8. 的商务公文写作技巧，驾驭文字的能力；

9. 学习掌握会议的组织策划和主持会议技巧；

10.了解商务接待活动中各项礼仪，体现企业良好形象。

课程对象

企业各级行政管理人员、各级助理和秘书、办公室主任等。

课程大纲

部分  职业素养篇

一、秘书／行政助理职业特性与素质要求

1. 秘书／助理人员的自我角色定位

① 初级秘书／助理：事务性文员

② 中级秘书／助理：事务性文员＋协助管理

③ 秘书／助理：独立管理＋事务处理

★ 视频：为什么不提拔我？

★ 现场演示：“用什么方式说话，永远比说什么更重要”

2. 秘书／助理人员的胜任素质

① 如何秘书／助理人员的素质

② 秘书与一般秘书的差异

★ 案例分析：对待岗位的三种不同观点的人，命运怎么就这么不一样呢？

种人认为：初级秘书不就是端茶倒水，接听电话，就是个“万金油”角色；第二种认为吃年轻饭，混日子；第三种可是个有心人，知道脚下的路该怎么走，剖析她的路是怎么走的。

二、秘书／助理的职业生涯规划

1. 什么是职业生涯规划？

2. 为何要进行个人职业生涯规划？

① 分析自我，确立人生的方向

② 准确评价个人特点和强项，在秘书／助理的职业竞争中发挥个人

③ 看到秘书／助理职业发展规划的前景，提供前进的动力

★ 小组讨论：获得员工成长与企业绩效的双

3. 职业生涯规划的简单步骤

① 掌握SWOT分析工具进行自我分析

② 运用“5W提问”法进行自我分析

◎ What I am? 我是什么样的人？

◎ What I want? 我想要什么？

◎ What I can do? 我能做什么？

◎ What fit I most? 什么是适合我？

◎ What I can choose？我能够选择什么？

★ 走进：“我的命运我把握，我的前途我做主。”

★ 运用SWOT分析工具认识自我

三、秘书／助理商务礼仪规范

1. 塑造良好的个人职场形象

① 着装的TOP原则

② “拒绝”着装败笔——着装误区

③ 恰当的肢体语言让自己成为一个有素养的人

★ 案例：为什么不录用我，我错在哪呢？

2. 基本商务礼仪

办公室礼仪／接待礼仪／电话礼仪与应对技巧

★ 现场演示：如何着装让我更优雅和自信

四、办公室5S管理

1. 5S的概念

2. 推行5S的重要性

3. 如何做好办公室的整理、整顿、清洁、清扫工作

4. 长期有效地推动5S工作的注意事项和操作方法

★ 现场模拟：算一算人生有多少年在工作？良好的环境对我们有多重要，教会你5分钟掌握5S技巧。

第二部分  工作技能篇

一、时间管理及工作统筹技巧

1. 时间管理的误区

2. 时间管理的原则

① 目标管理与80/20法则

② 缓急轻重的管理

③ 个人时间与领导工作时间计划与安排

3. 时间管理小窍门

4. 办公室接待与电话处理

5. 上级的时间管理与安排

6. 自我情绪控制与压力管理

7. 上司出差日程管理与工作计划

★ 小组讨论：“你的工作是怎么安排的？”

我们每个人的生命就是通过时间来计算的。如果活到70岁，你拥有25500天。每人每天都有24小时，1440分钟，86400秒。人——倒计时，人的出生是偶然，但死亡是必然，如何管理你好你的时间，让自己活出精彩？

二、会务组织与管理

1. 组织会议的技巧

2. 组织阶段的工作：会前准备／会中协助／会后整理

3. 会议座次安排的学问

★ 练习：小组讨论：如何协助召开公司例会

★ 案例：如何应对会议中的“漏洞”？

三、信息、文档管理与运用

1. 信息收集

① 信息工作的六个基本要求和三个诀窍

② 收集信息工作的三个诀窍

③ 信息的查实及传递

④ 信息的储存与保密

2. 文档管理

① 文档分类及储存的工作规范

② 文档查阅及分装的工作规范

③ 文档销毁及保密的工作规范

★ 案例：李秘书的返工引起的深思

四、行政公文写作技巧与处理实务

1. 行政公文写作的基本要求

2. 行政公文的格式

3. 常用行政公文写作及公文格式要素范例

① 通用公文：报告／请示／批复／函／决定／公告／通告

② 事务公文：工作计划／工作总结／会议纪要

③ 礼仪文书：请柬／介绍信／信

★ 案例分享：请示／报告混为一体

★ 撰写初稿练习：通知／报告／总结三种具体文体的大纲如何写

第三部分  统筹管理篇

一、秘书/助理人际沟通与工作协调技巧

游戏导入：通过“无声语言”游戏深刻体会沟通的涵义，并导出沟通的意义所在。

1. 沟通的秘诀

① 学会聆听：不轻易打断对方的话

② 怎样反问：了解对方的需求

③ 如何肯定：肯定对方——微笑、点头、是是是

④ 表明立场：拒绝的艺术

⑤ 提出解决方案：提出2-3个解决方案

★ 案例：如果是你该怎么说？——为想当然认为他的想法就是我的想法所付出的代价

2. 有效沟通过程及环节

① 信息发送、接收、反馈

② 有效发送的技巧

★ 现场演示：沟而不通的后果给我们带来的启事

3. 认识你的沟通对象

① 与上级沟通的原则

② 与各种性格的领导打交道技巧

③ 跨部门的沟通技巧

★ 游戏：究竟是谁的错？

二、行政管理人员办公室事务管理

1. 后勤管理（前台、车辆、食堂、清洁）

2. 办公室设备管理（电话、传真、复印机、电脑）

3. 员工安全和保密工作

4. 公共关系管理

★ 全景案例：某公司年度大型庆典活动策划始末

★ 案例：如何应对车辆管理的“漏洞”？

三、事物性项目性工作的组织管理

1. 事务工作有哪些

2. 学会列事务清单

3. 用项目计划管理工作

★ 沙盘演练：如何设计大型接待计划并实施

四、课程分享：我学到了什么？

讲师介绍

  韦老师现任苏州卓一企管培训师，曾任上海LYMA（英国）人力资源总监，深圳海王药业集团（上市公司）大区总经理，上海WATA （日资）总经理、恒源祥、苏州三药厂、苏州房屋置换中心、苏州委易印刷、太仓仓环、太仓恒鑫、太仓德威、上海天使股份、徐州维维集团、江苏新事达、苏鑫集团、深圳礼安电子、苏州松下电子、台湾冠鑫电子、苏州文正、重庆金夫人、香港屏洋服饰、香港托尼-艾加电子、杭州远大等企业顾问。学历：MBA（留学新加坡）人力资源方向，擅长的项目有企业行政效能系统、人力资源系统、市场营销系统、CIS系统市场导入。策划的项目有56项，其中策划海王张铁林华东招商会、苏州沈阳两市市联谊会。培训的学员有两万余人。

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学校地址：沧浪区解放东路555号桐泾商务广场2号楼11楼

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